Afin de simplifier l'usage et l'administration de l'extranet, une règle de nommage régulière et une répartition en groupes ont été définies.

Dans tous les cas, les noms de login ne comportent que des lettres minuscules non accentuées, des chiffres et le caractère '.'. Suivant les catégories d'usagers, deux règles différentes sont appliquées.

Le login est constitué de la concaténation nom, prenom préfixée par le numéro de promotion (qui correspond à l'année de sortie de l'IUT), les trois éléments sont séparés par des points ; exemples :

• Jean Lambert en seconde année à la rentrée 2006 ⇒ 2007.lambert.jean
• Joël Le Roc'h en première année à la rentrée 2006 ⇒ 2008.leroch.joel
• Bill Gates diplômé du département en 1992 ⇒ 1992.gates.bill

Avec cette règle, les redoublants changent d'identification de login lors de leur redoublement ; à part ce cas particulier, vous gardez toujours le même login sur ce serveur – nous n'avons pas (encore ) de système de connexion centralisé, mais vos login/mot de passe sont synchronisés entre les différents serveurs (Web, SVN et Trac) du site
Pour les anciens, l'identification proposée est la même que celle qui est mise en place sur la liste de diffusion iutva.info.anciens@listes.univ-ubs.fr.

La règle de nommage est la même que pour les étudiants et anciens, sans le préfixe par le numéro de promotion, soit nom.prenom ; exemples :

• Daniel Deveaux ⇒ deveaux.daniel
• Jean-François Le Cam ⇒ lecam.jeanfrancois

La règle de nommage est moins contraignante pour les externes qui se connectent sur le site de projets ou DocInfo ; voir la page dédiée à ce sujet

Le wiki possède un mécanisme de génération et d'envoi de mot de passe par courriel ; lors de votre première connexion, il suffit d'activer le lien «Envoyer votre mot de passe» sous le formulaire de connexion pour recevoir par courriel un mot de passe valide. Après connexion, chaque usager peut modifier ses données personnelles à travers un formulaire activé par le bouton «Mettre à jour le profil» qui apparaît dans la barre du haut à droite.
Les usagers doivent très rapidement choisir un mot de passe personnel ; les comptes ont par défaut à leur création des mots de passe impossibles.

La procédure précédente peut ne pas fonctionner si votre adresse de courriel est inconnue ou incorrecte ; dans ce cas, envoyez par courriel une demande à webmaster@iut-info-vannes.net qui pourra vous créer un mot de passe et vous le transmettre.

Chaque usager peut être rattaché à plusieurs groupes, l'accès aux pages et média est contrôlé par des listes d'accès (ACL). Tout usager connecté appartient au groupe user qui lui donne accès à toute la documentation de base ; les groupes d'usagers sont :

• etud : tous les étudiants quelle que soit leur promotion, chaque étudiant appartient en outre à un groue 1a, 2a, appc ou lp correspondant à sa cohorte actuelle ;
• ancien : anciens étudiants ;
• ens : tous les enseignants titulaires et vaccataires ;
• adm : les administratifs (secrétariat et enseignants habilités) ;
• admin : le groupe d'administration de l'extranet.

En outre, deux autres catégories de groupes sont gérées au cas par cas pour chaque utilisateur :

Pour chaque projet de synthèse fait en seconde année ou en licence professionnelle, un groupe spécifique au nom du projet est crée : il comprend les étudiants du groupe de projet, les clients et le maître d'oeuvre enseignant.

Dans l'espace de travail «La Forge», chaque sous-projet n'est accessible que par un groupe qui est défini pour cette tâche. Des étudiants, des anciens et des extérieurs peuvent participer à ces groupes spécifiques.